Definisi, Fungsi, & Contoh Format Notulen Rapat Sekolah
Dalam kegiatan rapat sekolah, adanya notulen sangatlah diperlukan guna mencatat hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan. Adanya dokumen tersebut menjadi salah satu bukti bahwa rapat benar-benar terjadi/dilaksanakan. Oleh sebab itu, mengingat pentingnya notulen dalam suatu rapat khususnya di sekolah, maka pada kesempatan ini saya akan membahas hal-hal terkait notulen serta membagikan contohnya kepada Bapak/Ibu yang membutuhkan.
Apa itu Notulen?
Notulen (kata baku: Notula) adalah dokumen berisi catatan atau uraian singkat pelaksanaan sidang atau rapat beserta hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan di dalam persidangan/ rapat tersebut. Notulen umumnya ditulis oleh seorang pencatat yang dikenal dengan istilah notulis.
Fungsi Notulen
Sebagai dokumen yang penting dalam sidang maupun rapat, notulen berfungsi untuk:
- Mendokumentasikan atau mencatat jalannya persidangan/ rapat yang dilakukan
- Bukti fisik pelaksanaan rapat
- Arsip administrasi sekolah.
Hal-Hal yang Ditulis dalam Notulen
Apa saja yang harus dituliskan/dicantumkan dalam notulen rapat? Yang ditulis antara lain:
- Topik rapat atau permasalahan yang dibahas
- Hari dan tanggal pelaksanaan
- Waktu (jam)
- Susunan acara dalam rapat
- Pimpinan rapat
- Ketua
- Sekretaris
- Pencatat
- Peserta rapat
- Kegiatan (jika rapat dibagi menjadi beberapa sesi)
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Peraturan
- Hasil keputusan rapat
- Tempat dan tanggal
- Tanda tangan ketua.
Contoh Format Notulen Rapat
Contohnya bisa dilihat melalui tampilan dokumen pdf berikut ini.
Atau bisa juga melalui gambar berikut.
 |
| gambar 1: notulen |
Cara Menulis Notulen
- Siapkan alat tulis (kertas dan pulpen) jika menggunakan folio bergaris
- Buat format notulen seperti pada contoh format di atas
- Mulai menulis hal-hal umum yang meliputi:
- Nama/ Topik rapat
- Hari dan tanggal dilaksanakannya rapat
- Menuliskan waktu pelaksanaan
- Mencatat susunan acara dalam rapat
- Mencatat nama ketua, sekretaris, dan notulis
- Menghitung jumlah peserta dan mencatat namanya
- Mencatat pelaksana kegiatan
- Mencatat hasil rapat dalam bentuk poin per poin
- Mencantumkan tempat dan tanggal rapat
- Meminta tanda tangan pimpinan rapat.