Apa itu Buku Ekspedisi dan Bagaimana Contohnya
Bapak/Ibu Tenaga administrasi atau Kepala Sekolah. Sekarang saya akan membahas tentang buku ekspedisi. Pembahasan mencakup apa itu (definisi atau pengertian), manfaat, kegunaan, komponen penyusun buku ekspedisi, contoh buku, cara mengisi, dan cara membuatnya di word.
Apa itu Buku Ekspedisi?
Definisi
Buku ekspedisi merupakan buku berisi catatan pengiriman surat, barang, dan pengiriman lainnya yang dilakukan oleh suatu lembaga (dalam hal ini adalah sekolah/madrasah) dengan maksud untuk merekam (mencatat) waktu dan alamat yang dikirimi surat atau barang.
Kira-kira seperti itulah pengertian (definisinya).
Manfaat
Dalam urusan administrasi sekolah, buku ekspedisi tentunya memiliki manfaat yang besar yaitu dapat dimanfaatkan sebagai dokumentasi/ media yang melengkapi pencatatan lalu lintas barang yang dikirim dari sekolah maupun surat keluar.
Di samping itu, manfaatnya yang lain yaitu sebagai bukti fisik administrasi sekolah.
Kegunaan
Digunakan untuk mencatat barang & surat keluar yang dikirim pada lembaga atau instansi tertentu berdasarkan waktu (hari & tanggal), identitas surat (nomor surat, tanggal, perihal), alamat dan penerima; itu merupakan kegunaan buku ekspedisi.
Komponen penyusun
Komponen penyusun buku terbagi menjadi dua bagian, yakni sampul (jilid depan) dan isinya. Bagian sampul memuat teks judul, tahun, logo, nama sekolah (bisa juga lembaga maupun instansi), dan alamat. Adapun bagian isinya memuat judul dan tabel.
Tabel tersusun atas 7 kolom dan baris sesuai kebutuhan. Kolom-kolom utama pada tabel secara berurutan ke kanan diberi keterangan Nomor, Tanggal (pengiriman), Nomor surat dan tanggal pembuatan, Perihal, Alamat surat, Alamat penerima (yang dikirimi surat/barang), serta Tanda tangan pengirim (orang yang mengirim surat/barang atas nama sekolah/ lembaga/ instansi).
Contoh Buku
Contoh yang dibagikan ini merupakan format yang dapat digunakan oleh lembaga, instansi, dan khususnya sekolah/madrasah baik SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, SMK.
Diharapkan dapat berguna dalam rangka pembuatan buku ekspedisi pada sekolah, lembaga, maupun instansi sebagaimana dimaksudkan. Sehingga pengiriman surat atau pun barang bisa teradministrasikan dengan baik.
Contohnya dapat dilihat pada gambar berikut.
Lebih lanjut Bapak/Ibu juga bisa melihatnya pada pratinjau dokumen di bawah ini.
Tampilan di atas merupakan pratinjau dari sampul depan dan isi buku.
Cara Mengisi Kolom pada Buku Ekspedisi
- Kolom Nomor diisi dengan nomor urut berdasarkan histori pengiriman
- Kolom Tanggal diisi dengan tanggal pengiriman surat/barang
- Kolom Nomor surat dan Tanggal dikeluarkan diisi dengan nomor surat keluar dan tanggal pembuatan surat
- Kolom Perihal disesuaikan dengan perihal surat
- Kolom Alamat surat diisi dengan alamat sekolah/ instansi/ lembaga pengirim
- Kolom Alamat penerima diisi dengan alamat pihak kedua yang menerima surat/ barang
- Kolom Tanda tangan sudah jelas.
Cara Membuat Buku Ekspedisi dengan Menggunakan Word
Langkah-langkah membuat buku ekspedisi di word 2013
- Buka Word Anda
- Atur ukuran kertas untuk membuat buku tersebut (bisa memakai kertas A4 atau F4)
- Atur juga Page setup (margin) batas luar kertas atau lembar pengetikan (atas = 3 cm, kiri = 2.5 cm, kanan = 2 cm, bawah = 1.7 cm)
- Di halaman pertama, buat sampul depan buku sebagaimana format yang diberikan
- Pada halaman kedua, buat tabel dengan jumlah kolom sebanyak 7 dan 10 baris ke bawah (bisa lebih sesuai kebutuhan)
- Kemudian cetak buku ekspedisi yang sudah diatur margin dan ukuran kertas.