Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada artikel ini kami akan membahas seluk beluk tentang Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar.
Pembahasan yang disampaikan masing-masing mencakup: pengertian, manfaat, bagian, format, cara mengisi dan membuat buku agenda surat.
1. Buku Agenda Surat Masuk
Pengertian
Buku agenda surat masuk adalah sebuah buku catatan yang berfungsi untuk mencatat & mengagendakan setiap surat yang masuk (dikirim atau diterima) dari pihak luar, baik dari instansi/ lembaga lain.
Pencatatan tersebut bertujuan untuk mendokumentasikan setiap surat yang diterima atau masuk, sehingga risalah surat yang datang dari luar dapat terekam dengan baik untuk keperluan administrasi.
Manfaat
Buku agenda ini manfaatnya yaitu sebagai dokumentasi, administrasi, dan bukti fisik administrasi terkait arsip surat masuk.
Bagian
Bagian-bagian yang ada dalam sebuah buku agenda surat masuk meliputi:
- Cover atau sampul buku bagian depan
- Isi (berupa tabel), dan
- Sampul belakang.
Format buku agenda surat masuk
Seperti yang telah dijelaskan pada poin "Bagian" di atas, format buku agenda surat masuk memuat cover dan isi.
Cover depan memuat judul, tahun, nama instansi/ lembaga/ sekolah. Berikut ini dapat dilihat formatnya pada gambar berikut.
 |
| Format cover depan |
Adapun untuk isi, terdiri dari judul, bulan, dan tabel yang terdiri dari beberapa kolom, diantaranya:
- Nomor urut
- Tanggal
- Nomor surat
- Perihal
- Alamat surat
- Isi surat
- Keterangan.
Berikut ini gambar format bagian dalam atau isi buku agenda.
Cara pengisian
Untuk menulis atau mengisi bagian dalam (kolom dalam tabel) buku tersebut kita hanya perlu mengisinya sesuai dengan kolom pertama (paling atas).
Berikut penjelasan selengkapnya.
Cara mengisi buku agenda surat masuk:
- Kolom "Nomor urut" merupakan urutan penomoran berdasarkan masuknya surat ke dalam instansi/ lembaga/ sekolah bersangkutan. Kolom ini diisi sesuai dengan urutan masuknya surat ke lembaga/ instansi/ sekolah Anda.
- Kolom "Tanggal" diisi dengan tanggal masuk atau diterimanya surat
- Kolom "Nomor surat" diisi dengan nomor surat dari instansi atau lembaga lain yang masuk ke instansi Anda
- Kolom "Perihal" diisi dengan perihal surat yang diterima
- Kolom "Alamat surat" diisi dengan alamat tujuan yang tertulis dalam surat masuk. Ini tentunya adalah alamat instansi Anda
- Kolom "Isi surat" diisi dengan ringkasan isi dari surat tersebut
- Kolom "Keterangan" diisi dengan keterangan atau catatan tambahan yang mungkin perlu untuk dituliskan.
Cara membuat
Untuk membuat agenda surat masuk, Bapak/Ibu dapat menggunakan 2 (metode). Bisa dengan tulis tangan langsung di buku berukuran A4, dan bisa juga membuatnya pada word kemudian mencetaknya.
Metode apapun yang dipilih, gunakan format pada gambar yang telah dibagikan di atas sebagai acuan untuk membuatnya.
2. Buku Agenda Surat Keluar
Pengertian
Buku agenda surat keluar adalah buku berisi catatan agenda surat yang dikeluarkan dari instansi, lembaga, atau sekolah bersangkutan untuk diberikan atau diedarkan keluar.
Catatan tersebut dibuat untuk mendokumentasikan semua surat yang dikeluarkan, sehingga risalah surat yang dikirim ke luar dapat tercatat dengan baik untuk keperluan pengadministrasian.
Manfaat
Buku agenda surat keluar manfaatnya adalah sebagai dokumen arsip, administrasi, dan bukti fisik administrasi terkait arsip surat yang telah dikeluarkan.
Bagian
Bagian buku terdiri atas: sampul depan, isi, dan sampul belakang.
Format buku agenda surat keluar
Format sampul depan
Format isi
Untuk format isi (tabel) buku agenda surat keluar, di dalamnya terdiri dari beberapa kolom, diantaranya:
- Nomor urut
- Tgl. terima surat
- Asal surat
- Tanggal surat
- Nomor surat
- Isi ringkas
- Tujuan surat
- Pengirim
- Penerima
- Keterangan.
Berikut ini tampilan formatnya. Untuk memperjelas tampilannya, klik gambar tersebut.
Cara mengisi
Untuk mengisi buku agenda surat keluar, Bapak/Ibu dapat menggunakan petunjuk berikut.
Tata cara pengisian:
- Kolom "Nomor urut" diisi dengan urutan yang surat keluar
- Kolom "Tgl. terima surat" diisi dengan tanggal diterimanya surat oleh instansi yang menerima surat (dituju)
- Kolom "Asal surat" diisi dengan nama instansi pengirim surat (instansi atau sekolah tempat Anda)
- Kolom "Tanggal surat" diisi dengan tanggal yang tertera pada surat keluar
- Kolom "Nomor surat" diisi dengan nomor surat yang dikeluarkan
- Kolom "Isi ringkas" diisi dengan isi ringkasan surat
- Kolom "Tujuan surat" diisi dengan alamat tujuan surat
- Kolom "Pengirim" diisi dengan nama pengirim yang memberikan atau mengirimkan surat keluar
- Kolom "Penerima" diisi dengan nama penerima surat (pada instansi yang dituju)
- Kolom "Keterangan" diisi dengan catatan tambahan yang perlu ditulis.
Cara membuat
Untuk pembuatan buku agenda surat keluar bisa menggunakan dua cara yang sudah dijelaskan sebelumnya pada buku agenda surat masuk, yakni bisa dengan tulis tangan di buku ukuran A4 maupun menggunakan word untuk membuatnya dengan tetap memperhatikan format yang sudah diberikan.