18 Jenis Kegiatan Tenaga Administrasi SARPRAS Sekolah yang Wajib Dijalankan
Tenaga Administrasi SARPRAS (Sarana Prasarana) Sekolah merupakan jabatan kerja bagi pegawai yang ditetapkan/ dipilih sebagai pelaksana administrasi urusan sarana dan prasarana di satuan pendidikan, umumnya SMP dan SMA.
Dalam menjalankan tugas sebagai pelaksana administrasi SARPRAS maka melaksanakan kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan tugas pokok untuk meningkatkan mutu sekolah adalah wajib.
Ada 18 (delapan belas) kegiatan yang harus dijalankan oleh pelaksana administrasi urusan SARPRAS dalam mendukung terciptanya mutu sekolah yang baik.
Apa saja kegiatan-kegiatan yang harus dijalankan itu? Berikut ini pembahasan selengkapnya.
18 Jenis Kegiatan yang Wajib Dijalankan oleh Pelaksana Administrasi Sarana Prasarana di Sekolah
Berikut ini kegiatan-kegiatan tersebut.
1) Membuat buku kegiatan harian
Kegiatan pertama yang wajib dijalankan adalah membuat buku kegiatan harian yang berkaitan dengan aktivitas yang dilaksanakan setiap hari pada hari kerja dan mengisi buku tersebut.
Ini dilakukan agar setiap aktivitas dapat terekam dengan baik sehingga dapat diketahui kegiatan apa saja yang sudah dan belum dijalankan.
2) Membuat buku catatan penerimaan dan pengeluaran Barang Inventaris Sekolah dan Non inventaris
Kegiatan kedua adalah membuat dan mengisi buku catatan terkait penerimaan dan pengeluaran barang di sekolah, baik yang termasuk kategori inventaris maupun non-inventaris agar aktivitas keluar dan masuknya barang dapat ter-kontrol dengan baik.
3) Membuat dan mengisi buku pinjam dan pengembalian barang inventaris
Kegiatan ketiga yaitu membuat buku peminjaman barang inventaris sekolah dan pengembaliannya. Ini dijalankan dengan tujuan agar barang inventaris yang dimiliki dapat diketahui keberadaannya dengan jelas, sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
4) Menandatangani faktur belanja barang yang diterima dari dana APBD dan/atau APBN
Kegiatan yang keempat adalah menandatangani setiap faktur belanja (bukti pembelian) barang yang berasal dari dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) dan Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) sebagai bukti bahwa uang yang dibelanjakan untuk membeli barang benar telah dimanfaatkan sesuai peraturan.
5) Mengisi buku induk atau buku golongan barang yang termasuk inventaris
Kegiatan kelima adalah membuat dan mengisi buku induk barang inventaris sekolah.
6) Membuat KIB A-E (Kartu Inventaris Barang A sampai E)
Kegiatan yang keenam yaitu pelaksana urusan sarana prasarana wajib membuat kartu inventaris barang jenis A hingga E, kemudian mendata semua barang inventaris ke dalam format KIB yang sesuai.
7) Membuat Kartu Inventaris Ruang
Kegiatan ketujuh yaitu membuat kartu inventaris ruang yakni lembar berisi nama-nama barang yang ada di dalam ruangan di sekolah yang termasuk inventaris.
8) Membuat buku catatan penerimaan barang bersifat inventaris dan non inventaris
Kegiatan kedelapan adalah membuat buku catatan untuk penerimaan barang inventaris dan non-inventaris dengan tujuan untuk menuliskan setiap barang yang telah diterima dari berbagai sumber atau menurut asal-usul barang.
9) Menjalankan administrasi perawatan dan perbaikan barang inventaris sekolah
Kegiatan wajib yang kesembilan adalah menjalankan aktivitas merawat dan memperbaiki barang inventaris yang ada di sekolah. Ini termasuk kegiatan action yang nantinya perlu dicatat pada buku kegiatan harian serta didokumentasikan dalam bentuk foto kegiatan sebagai bukti telah dilaksanakannya perawatan dan perbaikan pada barang.
10) Membuat penomoran pada barang inventaris
Kegiatan kesepuluh yang harus dijalankan seorang pelaksana administrasi SARPRAS adalah membuat pengkodean atau penomoran pada barang inventaris yang ada di sekolah guna mengklasifikasikan barang dan mencatatnya pada KIB.
11) Membuat buku berisi data keperluan barang ATK (Alat Tulis Kantor yang harus ditambah dan/atau dibeli)
Kegiatan sebelas yaitu membuat buku usulan atau ajuan keperluan barang atau ATK yang memuat data-data yang diperlukan oleh sekolah sehingga harus ditambah atau dibeli. Data ini tentunya dirumuskan berdasarkan kebutuhan sekolah dalam setiap hal yang berkaitan dengan kegiatan sekolah.
12) Membuat Kartu Stok barang
Kegiatan keduabelas adalah membuat kartu stok barang. Ini merupakan kartu berisi data barang yang tersedia di tempat penyimpanan atau gudang.
13) Menjalankan stok opname pada barang ATK yang tersedia
Kegiatan ketigabelas yaitu stok opname. Stok opname dijalankan untuk menyusun mitigasi sebagai upaya untuk mengurangi risiko yang bisa saja muncul akibat selisih penghitungan stok barang yang lama dengan yang baru.
14) Membuat laporan barang inventaris dan non inventaris per-triwulan dan tahunan
Kegiatan keempatbelas adalah membuat laporan triwulan dan laporan tahunan terkait kondisi barang inventaris dan non-inventaris sehingga kondisinya dapat teradministrasi dengan baik.
15) Membuat program kerja tahunan terkait administrasi sarana dan prasarana di sekolah
Kegiatan kelimabelas ini biasanya dilakukan pada awal tahun anggaran karena berkaitan dengan perencanaan kegiatan yang akan dijalankan untuk setahun berjalan. Hal-hal yang diprogramkan tentunya adalah semua yang berkaitan dengan administrasi sarana dan prasarana sebagaimana dijelaskan pada kegiatan-kegiatan di atas.
16) Membuat usulan kebutuhan barang untuk sekolah untuk 1 tahun anggaran
Kegiatan keenambelas yang juga wajib yaitu mengusulkan kebutuhan sekolah terhadap barang-barang tertentu untuk penggunaan setahun berjalan. Usulan kebutuhan barang ini harus dilaksanakan sebagai upaya penentuan RAPBS.
17) Membuat usulan penghapusan barang inventaris
Kegiatan ketujuhbelas adalah mengusulkan penghapusan barang inventaris sekolah.
Penghapusan barang ini bertujuan untuk mengefisienkan penggunaan dana untuk pemeliharaan atau perbaikan barang.
Misal:
Jika terdapat barang yang sudah lama dengan kondisi rusak berat maka barang semacam itu akan memakan biaya yang lebih besar untuk memperbaikinya. Oleh sebab itu, dilakukan penghapusan barang pada inventaris yang dianggap sudah rusak berat karena akan lebih efisien untuk dihapus daripada diperbaiki. Alasannya karena dana perbaikan lebih besar daripada pengadaan barang yang baru.
18) Membuat laporan tahunan
Kegiatan kedelapanbelas yang wajib dijalankan yaitu membuat laporan administrasi sarana dan prasarana tahunan. Laporan tersebut dibuat sebagai bentuk pertanggungjawaban pegawai yang menjadi Pelaksana administrasi SARPRAS di sekolah kepada Kepala Sekolah terkait pekerjaan atau tugas yang telah dijalankan selama satu tahun.
Laporan ini tentunya dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi terkait administrasi sarana dan prasarana yang telah dijalankan di sekolah.
Demikian penjelasan terkait 18 jenis kegiatan yang wajib dijalankan oleh Tenaga Administrasi Sarana dan Prasarana Sekolah.
Semoga bermanfaat.