Tutorial tentang Mail Merge
Setiap pengguna Microsoft office pasti pernah mendengar istilah mail merge.
Anda yang sedang membaca artikel ini pun pasti ingin mendapatkan informasi lengkap tentang mail merge, bukan?
Apa yang dimaksud dengan Mail Merge?
Dalam kalimat sederhana, mail merge merupakan sebuah teknik penggabungan data antara microsoft excel dengan word menjadi satu kesatuan yang utuh.
Teknik ini umumnya digunakan dalam pembuatan surat yang ditujukan untuk banyak penerima.
Dengan penggunaan mail merge, Anda hanya membutuhkan satu halaman word untuk membuat format surat saja.
Setelah itu, kita bisa mengisi nama penerima, tempat yang dituju, dan data-data lainnya yang dibutuhkan dari database yang sudah dibuat sebelumnya di excel yang berisi daftar nama dan alamat penerima surat, atau data lainnya yang diperlukan.
Jadi, begini.
Misalnya Anda ingin mencetak surat di word.
Di dalam surat biasanya ada nama penerima surat, alamat, dan sebagainya.
Jika surat itu ditujukan ke banyak orang, dan Anda hanya menggunakan word saja, artinya Anda harus membuat format surat yang banyak atau lebih dari satu lembar (sesuai dengan jumlah penerima suratnya).
Beda halnya apabila Anda menggunakan teknik mail merge. Anda hanya perlu satu format surat saja.Adapun untuk data nama penerima surat, dan data lainnya akan diambil dari database yang dibuat pada excel.
Fungsi Mail Merge
Dari penjelasan di atas, kita bisa mengetahui bahwa fungsi mail merge di antaranya:
- Meng-input database dari excel ke microsoft word untuk pembuatan surat
- Menghemat jumlah halaman word yang diketik
- Mengurangi ukuran file word berisi format surat yang seharusnya dibuat untuk banyak penerima.
Cara Menggunakan Mail Merge
Untuk menggunakan mail merge, kita membutuhkan 2 jenis file.Pertama, kita harus membuat file berisi database di microsoft excel; dan yang kedua, kita harus membuat file doc atau docx pada microsoft word.Nah, di file kedua (pada ms word) kita nantinya akan membuat format surat secara umum.
Ok... Pertama-tama, buat terlebih dahulu database di excel.
Database ini dibuat berdasarkan kebutuhan kita.
Intinya, apa saja data yang akan dimasukkan ke microsoft word nantinya.
Di sini saya akan mengumpamakan Anda akan membuat surat undangan rapat untuk orang tua siswa.
Berarti kita akan membutuhkan data seperti Nama Siswa, Kelas, dan Alamat. Maka, di Excel Anda harus membuat data yang diklasifikasikan berdasarkan keterangan di atas.
Tampilan-nya seperti berikut.
Setelah selesai membuat database seperti contoh di atas, silakan simpan file dalam format xlsx.Langkah selanjutnya, buat format surat di word.
Formatnya silakan disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku.
Misalnya seperti pada gambar berikut.
Setelah itu, ikuti langkah-langkah menggunakan mail merge, yaitu menggabungkan database dari excel dengan format surat yang diketik di word. Untuk lebih memperjelas pembahasan ini, silakan menyaksikan video berikut.
Kemudian, pembahasan terakhir yaitu...
Cara Mencetak Surat Menggunakan Mail Merge di Word
Pembahasannya bisa dilihat pada video di bawah ini
Demikian tutorial mail merge yang dapat saya sampaikan. Semoga bermanfaat.