Surat Keterangan Pengganti Ijazah Hilang (SKPI) dari Sekolah

Pada artikel ini kami membahas apa yang dimaksud dengan surat keterangan pengganti ijazah hilang (definisi), fungsi atau kegunaan, manfaat, syarat pembuatan, bagian-bagian yang dicantumkan, dan contoh surat keterangannya, serta membagikan dokumen (doc) yang berisi contoh format surat tersebut.

Berikut pembahasan selengkapnya.

Definisi

Apa itu surat keterangan pengganti ijazah yang hilang?

Ini merupakan surat keterangan dari sekolah (tempat alumnus atau orang yang hilang ijazah belajar saat menjadi siswa pada satuan pendidikan tertentu) yang isinya menerangkan bahwa pemohon (orang yang hilang ijazah atau STTB-nya) benar telah kehilangan dokumen ijazah aslinya.

Surat keterangan tersebut dibuat oleh Kepala Sekolah jenjang tertentu (SD/SMP/SMA/SMK) sesuai dengan ijazah satuan pendidikan yang hilang.

Fungsi atau Kegunaan

Surat ini memiliki fungsi/kegunaan di antaranya:

Memberikan keterangan pada pihak tertentu sesuai permintaan si Pemohon untuk tujuan yang diinginkannya
Dokumentasi surat keluar dari sekolah
Tembusan dan pemberitahuan kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Provinsi.

Manfaat

Manfaat surat ini antara lain sebagai berikut:

Bagi Pihak Sekolah, manfaatnya sebagai administrasi (arsip surat keluar)
Bagi Pemohon, surat dapat dimanfaatkan sebagai dokumen bukti bahwa ia benar-benar telah kehilangan ijazahnya
Bagi Dinas Pendidikan, surat keterangan ini dijadikan sebagai data laporan kejadian penting, arsip surat masuk untuk instansinya, dan juga sebagai informasi.

Syarat pembuatan

Sebagai salah satu jenis surat yang bersifat penting, maka untuk membuatnya diperlukan berbagai dokumen dan rujukan dari berbagai pihak sebagai syarat pembuatan surat keterangan pengganti ijazah (SKPI) dari sekolah.

Apa saja syarat yang harus dibawa saat ingin membuatnya?

Berikut ini syarat untuk membuat surat keterangan pengganti ijazah hilang:

Surat tanda terima laporan kehilangan ijazah atau STTB dari Polsek/Polres setempat
Materai 6.000 sebanyak dua buah
Pas Foto 3x4 sebanyak dua lembar
Fotokopi Ijazah asli yang hilang.

Catatan penting:

Surat keterangan dari sekolah belum sah sampai di sini. Pemohon harus melanjutkan tahapan pengesahan atau legalisasi SKPI dengan mendatangi kantor Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota atau Provinsi yang membawahi sekolah tempat Anda belajar dahulu, karena pada bagian bawah surat keterangan diperlukan tanda tangan Kepala Dinas Pendidikan.

Saat mendatangi Dinas Pendidikan, Anda harus mempersiapkan dokumen berikut ini.

Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) yang ditandatangani di atas materai 6.000 dan fotokopi sebanyak 2 lembar
Surat pernyataan 2 orang saksi (saksi diambil dari teman seangkatan saat masih sekolah di satuan pendidikan bersangkutan) yang dibuktikan dengan fotokopi ijazah saksi yang telah dilegalisir oleh sekolah, dan fotokopi KTP sebanyak 2 lembar
Surat tanda terima laporan kehilangan ijazah dari Polsek atau Polres yang di-fotokopi sebanyak 2 lembar
Fotokopi KTP Pemohon sebanyak 2 lembar
Fotokopi Ijazah yang dilegalisir oleh sekolah saat pembuatan SKPI sebanyak 2 lembar
Setelah SKPI dari sekolah ditandangani oleh Dinas Pendidikan maka simpan SKPI tersebut dengan baik karena itu adalah dokumen yang penting dan sudah sah dijadikan sebagai pengganti ijazah yang hilang.

Bagaimana jika sekolah tempat ijazah saya diterbitkan sudah tidak ada lagi? Untuk hal itu, Anda hanya perlu mengabaikan syarat-syarat yang berasal dari sekolah karena SKPI akan dibuat dengan Kop Dinas Pendidikan.

Bagian-bagian dalam surat

Apa saja bagian-bagian yang harus dimuat/ dicantumkan dalam surat keterangan pengganti ijazah (SKPI)? Data-data yang tercantum pada surat tersebut meliputi:

Kop sekolah
Judul
Nomor surat
Pernyataan pembuka oleh Kepala sekolah
Menyebutkan nomor surat terima laporan kehilangan dari Polsek/Polres beserta tanggal dikeluarkannya
Identitas Pemohon SKPI
Menyebutkan nomor seri ijazah yang hilang dan tahun pelajaran saat Pemohon dinyatakan lulus dari sekolah
Pernyataan penutup
Tempat dan tanggal pembuatan surat oleh sekolah
Tanda tangan Kepala Sekolah dan Kepala Dinas Pendidikan.

Contoh surat

Contoh format surat selengkapnya bisa dilihat di bawah ini (klik gambar surat untuk memperbesar tampilannya).

Atau bisa melihat teks berikut ini.

PEMERINTAH KABUPATEN …
DINAS PENDIDIKAN
SD/SMP/SMA/SMK …
Jalan ……………. No. ... Desa …… Kec. …… Kab. … Provinsi … , (Kode Pos)
Email: ………………. | Situs web/ Blog: https://dokumensekolahdasar.blogspot.com

SURAT KETERANGAN PENGGANTIAN IJAZAH / STTB
NOMOR : .../ … - …/ IV/2021

Yang bertanda tangan di bawah ini Kepala SD/SMP/SMA/SMK ... Kecamatan … Kabupaten/ Kota … Provinsi …, berdasarkan Surat Tanda Penerimaan Laporan Kehilangan dari Kepolisian Sektor Kec. … tentang … Nomor : … tanggal … April 2021 dan surat pernyataan tanggung jawab mutlak dari Pemohon, menerangkan bahwa saudara/saudari:
Nama : …
Tempat, tanggal lahir : …
Nama orangtua : …
Sekolah asal : …
Nomor induk siswa : …
adalah pemilik Ijazah / STTB dengan nomor seri : … yang lulus pada tahun pelajaran …/ … .
Surat keterangan ini dipergunakan sebagai pengganti Ijazah / STTB asli yang hilang atau rusak.

………….., … April 2021
Kepala Sekolah

…………………………
NIP. ……………………

Mengetahui,
Kepala Dinas Pendidikan
Kab/Kota ........................

.........................................
NIP. .................................

Atau Bapak/Ibu juga dapat mendownload doc-nya melalui tautan berikut: surat keterangan pengganti ijazah.doc.

Demikian pembahasan yang dapat kami sampaikan. Semoga pembahasan yang sederhana ini dapat memberikan penerangan bagi Bapak/Ibu Kepala Sekolah maupun Tenaga Administrasi yang membutuhkannya.